Guía

Cómo elegir un software hotelero: 10 preguntas que debe hacer

Todas las demostraciones se ven bien. Estas diez preguntas le muestran cómo va a funcionar realmente un sistema en su hotel, y cuánto le va a costar de verdad, antes de firmar.

1. ¿Incluye channel manager o se paga aparte?

Si vende en Booking.com, Expedia o Airbnb, la conexión con los canales es la parte más importante. Pregunte qué OTA soporta, cada cuánto se envía la disponibilidad y qué pasa con una reserva que no se logra importar.

2. ¿Hay un sitio web de reservas y quién lo edita?

Las reservas directas evitan la comisión de 15–20% de las OTA. Pregunte si el sitio web y el motor de reservas están incluidos, si leen las tarifas en vivo del PMS y si usted mismo puede editar habitaciones, fotos y precios.

3. ¿Puede vender lo que usted vende?

Los hoteles boutique ganan con tours, traslados, entradas a parques y planes de comidas. Pregunte si usted puede crear los extras, venderlos en el sitio web al momento de pagar, agregarlos a una reserva y ponerles precio por persona, por noche o por distancia.

4. ¿De dónde salen los números del mes?

Si la contabilidad vive en una hoja de Excel, alguien vuelve a digitar el mes. Pregunte si el sistema genera un reporte mensual a partir de las reservas, concilia los cierres de tarjeta con los depósitos bancarios y maneja el efectivo y la planilla.

5. ¿Cuánto funciona solo?

Las confirmaciones, los recordatorios, los enlaces al portal del huésped, la sincronización con las OTA, la auditoría nocturna y los respaldos deberían ser automáticos. Pida la lista de lo que funciona sin un clic.

6. ¿Funciona en el celular?

El personal de un hotel pequeño se mueve todo el día. Pida ver en un celular, no solo en una tableta, las llegadas de hoy, una reserva y el horario de extras.

7. ¿Cómo lo contactan los huéspedes?

Si sus huéspedes le escriben por WhatsApp, los mensajes deberían quedar en la reserva a la que pertenecen, con plantillas para las confirmaciones.

8. ¿Puede crecer con usted?

Pregunte qué pasa cuando necesite algo que el software no hace. ¿El proveedor lo agrega, o hay que esperar a que aparezca en "sus planes"? ¿Puede manejar una segunda propiedad con el mismo usuario?

9. ¿Quién es dueño de los datos?

Usted debería poder exportar sus huéspedes, reservas y cuentas en cualquier momento, y los respaldos deberían ser automáticos.

10. ¿Cuánto le costará en cinco años?

Sume la mensualidad, cada adicional (sitio web, channel manager, pagos, mensajería) y las comisiones que se ahorraría con reservas directas. Una suscripción de $170–$200+ al mes son $10,000–$12,000 en cinco años, sin contar los adicionales. Lea nuestra guía sobre cuánto cuesta un software hotelero.