Guía

¿Qué es un PMS hotelero?

Un PMS hotelero (del inglés property management system, sistema de gestión hotelera) es el software que guarda sus reservas y maneja la recepción. Todo el demás software del hotel, o le envía datos, o los lee de él.

Qué hace un PMS

En esencia, un PMS responde en todo momento tres preguntas: qué habitaciones están libres, quién está hospedado y cuánto debe. Alrededor de eso, un PMS típico maneja:

• Reservas: crear, cambiar y cancelar reservas, normalmente en un calendario (tape chart) con una fila por habitación.
• Recepción: check-in, check-out, cambios de habitación y reservas de grupo.
• Folios y pagos: la cuenta del huésped: noches, extras, pagos, depósitos y facturas.
• Tarifas y disponibilidad: precios por tipo de habitación y temporada, y restricciones como la estadía mínima.
• Perfiles de huéspedes: datos de contacto, estadías anteriores y preferencias.
• Limpieza: qué habitaciones están sucias, limpias o fuera de servicio.
• Reportes: ocupación, tarifa promedio diaria (ADR) e ingreso por habitación disponible (RevPAR).

Qué no suele hacer un PMS

La mayoría de los PMS le dejan varias tareas a otros programas, cada uno con su propia suscripción:

• Un channel manager para enviar tarifas y disponibilidad a Booking.com, Expedia y Airbnb y traer de vuelta sus reservas.
• Un motor de reservas y un sitio web para reservas directas sin comisión.
• La contabilidad: las cifras del mes, los depósitos bancarios, el efectivo y la planilla.
• La mensajería con los huéspedes por WhatsApp o correo.
• La venta de tours, traslados y extras.

Cada vacío es otro usuario y contraseña, otra mensualidad y otro lugar donde hay que copiar una reserva a mano. En un hotel grande con especialistas eso puede funcionar. En un equipo pequeño, ahí es donde nacen los errores.

Qué necesita un hotel boutique de un PMS

1. Todo en un solo lugar. Cuando el sitio web, los canales, los extras y la contabilidad leen la misma reserva, nada se digita dos veces.
2. Una conexión real con los canales. Una sobreventa con una OTA cuesta mucho más que el software.
3. Extras, no solo habitaciones. Los tours, los traslados y los planes de comidas suelen ser el margen de un hotel boutique.
4. Automatización. Las confirmaciones, los recordatorios y la sincronización deberían funcionar sin que nadie haga clic.
5. Una versión para celular. El personal de un hotel pequeño casi nunca está sentado en un escritorio.
6. Sus datos son suyos. Usted debería poder exportarlo todo.

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